Dům bez obyvatel, auto bez řidiče, kino bez diváků
Informační systémy, které nikdo neumí ovládat – existují snad ještě takové? Moderní software je navržen především proto, aby lidem usnadnil jejich rutinní práci, anebo jim pomohl udržet si přehled o dění ve firmě. Požadavky na výkon a šíři záběru informačních systémů však jdou nezřídka proti nárokům na jednoduchost ovládání a přehlednost uživatelského rozhraní. Čím větší dopad na práci lidí informační systém má, tím bývá komplexnější a složitější. A také déle trvá, než se ho nový uživatel naučí ovládat.
Letadlo, se kterým odstartujete po jediné lekci s instruktorem
Chceme vám představit jednu výjimku mezi informačními systémy. Nasazení systému pro řízení oběhu dokumentů (anglicky Document Management System – DMS) může být výjimečně snadné a mimořádně přínosné. Mezi skutečně základní potřeby firem totiž dnes patří archivace a správa dokumentů. V současné době především elektronických. DMS eDoCat vyčnívá nad ostatními firemními systémy ve dvou ohledech:
- svou intuitivní ovladatelností,
- širokými možnostmi propojení s dalšími firemními systémy.
Proto také může být DMS eDoCat jedním ze základních kamenů vaší firmy. Jeho každodenní používání přispívá k dobré spolupráci v pracovních týmech. Pomáhá každému, kdo s ním pracuje. Kolik lidí ve vaší firmě dennodenně pracuje s dokumenty?
Nemusíte umět všechno, ale co děláte, dělejte pořádně
Tohle přesně platí o DMS. Umí vlastně „jen“ dvě věci:
- ukládá dokumenty na jedno centrální místo,
- běhá s nimi za vás po firmě a shání na ně podpisy těch, kteří je mají schválit nebo vzít na vědomí.
Kolikrát jsme to už slyšeli, nebo sami řekli. V jednoduchosti je krása. DMS toho zdánlivě neumí moc. Ale to, co umí, dělá lusknutím prsty. Když se zamyslíte nad tím, kolikrát denně ve vaší firmě někdo hledá nějaký dokument, posílá ho svému kolegovi nebo klientovi na vědomí nebo k revizi, uvědomíte si, že DMS toho umí setsakramentsky dost. Každodenně vám ušetří hromadu času.
O ukládání a pojmenovávání dokumentů se dá napsat celý článek. My si na tomto místě ale vystačíme jen s pár větami. Dokumenty ukládáte proto, abyste se k nim ve vhodnou chvíli mohli zase vrátit. Jinými slovy, až je budete příště potřebovat, očekáváte, že je nebudete hledat moc dlouho. DMS vám nabídne stejné nástroje pro hledání dokumentů, které denně používáte např. v Google – fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů. Vzpomenete si, kdy se vám naposledy stalo, že jste v Google nenašli to, co jste hledali? S DMS si kromě okamžitého dohledání dokumentu udržíte přehled v jeho vývojových verzích a také si můžete zakládat elektronické spisy. To abyste měli související informace vždy dostupné na jednom místě. A to rozhodně není všechno…
Celá kniha by šla napsat o schvalování dokumentů. S tím se většina z nás potkává každý den. Buď něco potřebujeme odsouhlasit, anebo jsme schvalovateli. A jestli ještě používáte takové to formulářové razítko, do kterého se schvalující podepisují svým plnicím perem, budiž je tento text pro vás inspirací, že s DMS si můžete ušetřit spoustu energie. Lusknutím prstů si poradíte s paralelním i sekvenčním schválením, akceptováním dokumentu, správou podpisového archu a vším, co vás ještě okolo schvalování napadne.
DMS eDoCat – specialista na pořádek v dokumentaci
DMS eDoCat je uživateli ověřené řešení. Vyniká jednoduchostí a intuitivním uživatelským rozhraním, ale hlavně – to, co dělá, dělá pořádně. eDoCat DMS vám pomůže udržet si dokumentaci pod kontrolou. Výkonným pomocníkem může být zejména pro vaše kolegy, kteří mají na starosti ISO certifikace, anebo odborné akreditace vaší společnosti.
Mgr. Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, a.s.
