Workshop společnosti Canon CZ ve spolupráci s firmou Infomatic ukázal, jaké jsou možnosti implementací digitalizace dokumentů ve firmách a dalších organizacích.
David Večeřa, obchodní ředitel společnosti Infomatic hned v úvodu uvedl, že staví na konzultačním prodeji, který zahrnuje implementace a poimplementační podporu jako přidanou hodnotu.
Poté partnerům ukázal, dvě dodaná řešení a otevřel tak diskuzi nad potenciálem zakázek v oblasti digitalizace nejen z pohledu hardwaru, ale i softwaru.
Společnost Fuji Koyo Czech měla nasazený MS Sharepoint pro document management system, ale neměla vyřešenou digitalizaci dokumentů (v češtině). Všechny dokumenty zaměstnanci ručně přepisovali (objednávky, dodací listy, faktury, účtenky, atd.) – ve špičce šlo o až 100 dodacích listů denně.
Infomatic nasadil v roce 2013 dva dokumentové skenery včetně servisní podpory na tři roky a dvou licencí na software Kofax Express Desktop pro separaci, indexaci dokumentů a přímý export do SharePointu. Implementace včetně zaškolení obsluhy trvalo tři dny. Objem zakázky činil 99 480 Kč.
Večera uvedl, že ředitele firmy přesvědčila „reálná ukázka“. Dnes se o digitalizaci u klienta stará jeden člověk a vše je zcela historicky dohledatelné. Integrace s prostředím Microsoftu a s ERP proběhlo bez potřeby dodatečného SW vývoje.
Město Hradec Králové mělo spisovou službu od ICZ a používalo MS SharePoint pro ukládání a verzování dokumentů. Radní hledali digitalizační řešení pro podatelnu, kde doposud dokumenty zpracovávali ručn . Ve výhledu byla digitalizace archivu živnostenského úřadu.
V 1. fázi (leden 2011) bylo na podatelně nasazen pět skenerů a Kofax Express. Ve 2. fázi (v lednu 2013) byl přidán skener a Kofax Expres ŽÚ a ve 3. fázi v (únoru 2014) začalo město digitalizovat archiv ŽÚ s třemi skenery a Kofax Express.
Důležitá bylo podle Večeři opět dodání prodloužené záruky na tři roky, která řešila servis v případě výpadků.
Poté David Večeřa připravil živou ukázku digitalizace dokumentů přes software Kofax Express. Zmínil také důležitost skeneru v rámci řešení digitalizace dokumentů. Jeho úkolem především je, aby co nejpřesněji podával dokumenty, nejlépe obsahoval ultrazvukové čidlo pro detekci správného podání papíru.
Kofax Express je software pro digitalizace dokumentů od malých po velké produkční skenery. Umí separovat dokumenty na základě nalezeného čárového kódu, indexovat je a exportovat do cílového úložiště. Podle Večeři se umí napojit na většinu DMS. Součástí jsou nástroje (VRS), které automaticky dokument narovnají, oříznou, obrazově vylepší a uloží v co nejmenší velikosti.
Digitalizace má být přitom možná na tři kliknutí (sken/validace/export), přičemž celý proces lze automatizovat add-on nástrojem Autobites. Dokumenty lze digitalizovat lze také přes mobilní aplikaci a Kofax umí dokumenty přebírat také z e-mailu, a to včetně již jinde digitalizovaných dokumentů v různé kvalitě.
Večeřa ukázal také možnosti napojení Kofaxu na multifunkční tiskárny, které mohou např. na pobočkách nahradit dokumentové skenery. Ovládání softwaru lze napojit až na ovládací panel MFP.
Na jednotlivých stanovištích si pak účastníci mohli naživo vyzkoušet skenery Canon napojení na digitalizační software Kofax.
Jiří Jedlička, který má v Canonu na starosti velkoformátový tisk a dokumentové skenery, poté účastníkům představil aktuální nabídku dokumentových skenerů.
Z portfolia Canonu lze pro digitalizaci použít např. stolní skener DR-M140 s ultrazvukovou detekcí dvojitého podání, rychlostí skenování až 40 stran za minutu a denním provozním zatížením až 6 000 skenů.
Kompaktní firemní skener DR-M160II pak zvládne až 60 stran za minutu a na stejný počet stran má automaticky podavač dokumentů. Vytížit jej lze max. na 7 000 skenů denně.
Např. u architektonických kanceláří najde využití A3 kancelářský skener DR-M1060 s rychlostí skenu 60 A4 za min. a možným zatížením 7 500 skenů denně. Automatický podavač obsáhne 60 listů.
Pro malé kanceláře lze ještě využít DR-2020U, který v jednostránkovém režimu zvládne naskenovat 20 stran za minutu (40 duplexně). Provozní zatížení u něj činí 1 000 skenů děnně.
Zdroj: ChannelWorld, Canon
