Společnost Software602 upozorňuje, že 33 % firem v ČR má velmi nízkou míru digitalizace. V rámci interních procesů tak řeší její pomocí naprosté minimum provozních agend. Pro více než polovinu firem (57 %) je hlavní překážkou digitalizace pocit, že ji firma nepotřebuje, nebo že náklady na ni budou příliš vysoké.
Co se dozvíte v článku
Nízkou míru digitalizace firemního prostředí v ČR zmiňuje i letošní zpráva programu Evropská digitální dekáda (EU Digital Decade 2030). Ta stanoví mechanismus pro sledování pokroku digitalizace ve státech EU do roku 2030.
Jako slabou hodnotí tato zpráva především digitalizaci malých a středních podniků (SME)v Česku. Údajně pouze 49,3 % malých a středních podniků alespoň základní úroveň digitální intenzity, což je pod průměrem EU, který činí 57,7 %.
Třetina (téměř) nedigitalizuje
Podle průzkumu Software602 může být situace v oblasti digitalizace ještě méně optimistická. Kladené dotazy byly zaměřeny na digitalizaci pěti agend, se kterými společnosti rutinně pracují nebo by pracovat měly.
Jedná se konkrétně o elektronický podpis dokumentů, elektronické podepisování pracovních smluv se zaměstnanci, interní předávání a schvalování žádostí a dokumentů, napojení datové schránky a digitální archiv.
Výsledky ale ukázaly, že 33 % firem má úroveň digitalizace skutečně velmi nízkou. V praxi to podle odborníků ze společnosti Software602 znamená, že nemá digitalizovány ani dvě z těchto pěti agend.
Zahraničí mívá digitalizaci v malíku
„Firmy mají největší zkušenosti s předáváním a schvalováním dokumentů. Obvykle začínají s digitalizací právě zde. Jde v podstatě o počáteční bod digitalizace celé firmy,“ vysvětluje Pavel Žižka, marketingový ředitel Software602.
„Když zavádíte jakoukoliv novinku, je běžné, že se společnost rozdělí na nadšence, čekatele a odmítače. Ve srovnání s daty z Evropy můžeme vidět, že v ČR je skupina skeptiků větší, než je průměr v EU,“ dodává.
Tím podle něj samozřejmě vzniká riziko, že české firmy přijdou o konkurenceschopnost, jelikož zahraniční firmy působící u nás mají ve většině případů digitalizaci procesů již zavedenou. Snad jedinou výjimkou je obsluha datové schránky, která je unikem českého trhu.
„Zároveň právě v oblasti obsluhy datových schránek registrujeme mnohem větší poptávku od firem se zahraničním vlastníkem. Je to dáno tím, že jsou zvyklé digitalizovat, nejsou z minulosti zatížené mandatorním zřizováním schránek ke komunikaci se státem a mnohem více si uvědomují jejich potenciál pro byznys,“ komentuje Pavel Žižka.
Prvotní impuls a sekundární realizace
Překvapením podle expertů může být zjištění, že za malou mírou digitalizace v řadě firem není skutečnost, že by si neuvědomovaly její přínos. Významnou roli při jejich rozhodování hraje obava ze složité implementace nebo neochota ke změnám.
Prvotní digitalizaci firem iniciuje nejvyšší vedení, ale při jejím dalším rozvoji se do rozhodování zapojuje střední management, respektive specializovaná oddělení.
V 76 % oslovených firem byla digitalizace obecně zahájena C-level managementem, ale například v případě elektronického podepisování smluv se zaměstnanci vyšel impulz od finančního nebo HR odděleni. V obou případech se podílely na zavedení procesů ze 24 %.
Překážky a motivace pro digitalizaci
Software602 uvádí, že pocit, že digitalizovat není potřeba, je bohužel nejčastější bariérou v rozvoji digitalizace. Ve třetině oslovených firem není digitalizace pro vedení prioritou. Pro 24 % firem jsou zase největším strašákem vysoké náklady na její implementaci.
„Majitelé firem se v zavádění digitalizace často řídí pravidlem – Kdo nic nedělá, nic nezkazí. To se ale zásadně mění s velikostí firmy. Čím je firma větší, tím vice kompetencí přechází z majitele na management a ochota ke změnám stoupá. Navíc se úměrně s velikostí firmy zvyšuje i strach ze ztráty konkurenceschopnosti, protože na jejím úspěchu je závislý větší počet lidí,“ hodnotí Pavel Žižka.
Naopak mezi hlavní motivátory pro digitalizaci uvádějí firmy zrychlení procesů (28 %) a stejný podíl firem uvádí jako hlavní motivaci i zjednodušení práce. Pětina společností pak uvedla, že pro zavedení digitalizace v jejich očích hovoří fakt, že se jedná o oborový standard a požadavek moderního způsobu fungování společnosti.
Digitální archivace v plenkách
Z průzkumu rovněž vyplývá, že digitální archivace zdaleka není v České republice standardem. V šanonech má totiž uloženy papírové dokumenty až 85 % firem.
Vlastním datovým serverem či centrem disponuje 43 % dotázaných a stejné množství jich uvedlo, že využívá dokumentové úložiště jako MS Sharepoint, Google Disk nebo jiné cloudové služby. Digitální archiv má jen 21 % firem.
„Disproporce mezi čísly u elektronického podepisování a profesionálního archivačního řešení je dána nízkou informovaností trhu o tom, jak digitální nástroje fungují a jak jsou provázány. Uložením elektronicky podepsaného dokumentu na pouhý sdílený disk se firma vystavuje nemalému riziku,“ upozorňuje Pavel Žižka.
„Elektronicky podepsaný dokument je totiž potřeba po pěti letech přerazítkovat, abyste udrželi jeho platnost například pro soudní dokazování v případě sporu. To není možné v případě velkého počtu dokumentů zajistit lidskou silou, a právě to za vás řeší sofistikované digitální archivy,“ dodává.
Co takhle digitalizovat pracovní smlouvu?
Nejméně využívanou novinkou je ve firmách podepisování smluv se zaměstnanci. Pouze 4 % firem tuto možnost využívá plně, 5 % pak částečně. Obvykle jde o společnosti, které mají digitálně řešeny i další HR úkony, jako je možnost čerpání benefitů zaměstnanci apod.
„Tato nízká číslo jsou dána především tím, že možnost digitálně podepisovat pracovněprávní dokumenty existuje teprve od října loňského roku. Mnoho firem tak tento proces teprve zavádí či se na něj připravuje,“ říká Pavel Žižka.
„Obecně však platí, že HR dokumenty patří k těm, které podniky nejvíce zatěžují a je nutné je nejdéle uchovávat. U evidenčních listů důchodového pojištění je to dokonce 45 let. Z toho důvodu je digitalizace HR agendy pro firmy s velkým počtem či velkou fluktuací zaměstnanců, naprosto klíčová,“ uzavírá.
Zdroj: Software602
