Společnost Software602 ve spolupráci a agenturou Instant Research zjistila, že pro čtvrtinu středně velkých firem v Česku představovala pandemie důvod, proč urychlit digitalizaci interních procesů.
Jako největší pozitivum, které přinesly změny způsobené vládními opatřeními, respondenti nejčastěji uváděli možnost práce mimo kancelář (13 %) a přímo možnost práce na home office (25 %). Více než třetina (34 %) si pochvalovala, že měla víc volného času, než když museli denně dojíždět do zaměstnání.
Práci mimo kancelář dle průzkumu často umožnila digitalizace interních procesů, zejména oběhu, schvalování a podepisování dokumentů. Takřka čtvrtina zaměstnanců středně velkých firem (24 %) uvedla, že díky pandemii jejich firma urychlila přechod na elektronický oběh dokumentů.
Každý pátý zaměstnanec si stěžuje na chaos v dokumentech
Právě práce s dokumenty byla podle Software602 během pandemie největším problémem, protože řada firem neměla vyřešeno, jak je bude z home office podepisovat a archivovat. Na chaotický způsob práce s dokumenty si stěžuje pětina respondentů průzkumu (20 %).
Čtyři z deseti dotázaných pocítili během pandemie menší efektivitu práce než před koronavirem. Komplikace s podepisováním smluv a dalších dokumentů měla sedmina dotázaných (15 %), dalších 13 % pak zmínilo horší možnost kontroly práce během home office.
Desetina českých firem měla podle průzkumu problém zajistit kybernetickou bezpečnost zaměstnancům, kteří pracovali z domova a často k tomu využívali vlastní zařízení a hůře zabezpečené internetové připojení.
Strach z pezpapírového fungování je spíše psychologický
„Je zajímavé, že i tak velká změna, jakou přinesla vládní opatření proti šíření koronaviru, v mnohých firmách nezavdala příčinu k digitalizaci interních procesů, takže byly do značné míry závislé na práci z kanceláře,“ říká Michal Vejvoda, business development manager společnosti Software602.
„Když jsme se ptali po důvodech, nejčastěji respondenti uváděli obavu, zda by takové bezpapírové řešení oběhu dokumentů bylo dobře integrovatelné do jejich stávajících firemních systémů, že to bude příliš drahé a složité na pochopení,“ doplňuje.
Podle Vejvody je obava ze zavedení bezpapírového oběhu a nakládání s dokumenty spíše psychologická a představuje strach ze změny.
„Firmy často uvádějí, že by takové řešení muselo zapadat do jejich fungujících systémů, mělo by být intuitivní a bez nutnosti zdlouhavých a opakovaných školení zaměstnanců. Nechtějí také, aby jeho nasazování výrazně zasáhlo do chodu firmy,“ popisuje Vejvoda.
Bezpapírový oběh a správa dokumentů by podle účastníků průzkumu měly mít také přívětivé uživatelské prostředí a neměly by vyžadovat časté úpravy a aktualizace. Hlavní výhodou má být přímý přístup k dokumentům online, zabezpečeně, s možností jejich úprav, schvalování a elektronického podepisování.
Zdroj: Software602
