Společnost Software602 uvádí, že papírové dokumenty mají v českých firmách stále silné zastoupení. I v době pandemie, která přeje digitalizaci, je podle firmy u tuzemských společností silně zakořeněná archivace dokumentů ve fyzické podobě v šanonech.
Z průzkumu Software602 vyplynulo, že tak činí na 86 % procent firem, byť velká část z nich používá papírovou i elektronickou archivaci (konkrétně 70 %). Pouze na papírovou archivaci spoléhá takřka 16 % dotázaných společností.
„Elektronickou archivaci jako jediný způsob uchování dokumentů používá necelých 7 % firem, nejčastěji ve Středočeském a Ústeckém kraji,“ říká Michal Vejvoda, business development manager ve společnosti Software602.
Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) podle průzkumu musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony.
O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači, na serveru nebo v cloudu. Třetina (33 %) respondentů pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu.
Jen čtvrtina firem má vzdálený přístup do archivu
„Z elektronických způsobů archivace firemních dokumentů jasně vedou sdílené adresáře na firemních serverech. Používá je 39 % respondentů. Takřka pětina účastníků průzkumu uvedla, že elektronická verze dokumentů se archivují v jednotlivých počítačích zaměstnanců,“ vypočítává Vejvoda.
„Každý devátý využívá pro archivaci systémy jako ERP nebo DMS, osmina pak cloud,“ dodává. Na způsobu archivace záleží, zda a jak se k dokumentům mohou zaměstnanci a manažeři dostat i vzdáleně, což je, zejména v dnešní době vládních opatření proti šíření koronaviru a častějšího využívání home office, klíčové.
Vzdálený online přístup do digitálního archivu firemních dokumentů má však podle průzkumu pouze 26 % respondentů, což je zcela nedostatečné. Takřka třetina se do digitálního archivu dostane pouze z pracovních počítačů v kanceláři.
Více než pětina pak musí dokumenty hledat v konkrétním počítači konkrétního zaměstnance a 41 % musí zajít do fyzického archivu a vyhledat si dokument papírový.
„Ukazuje se, že české firmy jsou z hlediska archivace dokumentů poměrně konzervativní a papír u nich stále hraje důležitou roli. V situacích, kdy je třeba zajistit vzdálený přístup k archivovaným materiálům, je to ale dost nepraktické,“ upozorňuje Vejvoda.
Zapalme nepotřebné papíry
Problematizuje to i vyřazování dokumentů, které již není třeba archivovat. Takřka čtyři z deseti respondentů (38 %) uvedli, že v jejich firmě provádí fyzickou skartaci papírových dokumentů, nebo je dokonce pálí.
Celkem 19 % respondentů čas od času promaže uložené elektronické dokumenty a pouze 18 % řeší skartaci dokumentů v digitálním archivu.
Šestina (17 %) účastníků průzkumu neví, jakým způsobem jejich firma dokumenty skartuje a 7 % uvádí, že využívají jiný způsob jejich likvidace.
Zdroj: Software602
