Společnost IDC se ve své nové studii podívala na segment práce s dokumenty v České republice, Polsku a Maďarsku. Průzkum ukázal, že zatímco v uplynulých letech středoevropské podniky stále spoléhaly na papír, v letošním roce 2016 poprvé došlo k výraznějšímu úbytku objemu vytištěných stran vlivem digitalizace.
Řada respondentů uvedla, že roční objem vytištěných stran klesá vlivem faktorů jako jsou „vyšší preference elektronické komunikace“ nebo „dostatečnost práce s dokumenty v elektronické podobě“. Mnoho respondentů zároveň uvedlo, že kromě digitalizace, tedy skenování samotných dokumentů, přistoupili také k digitalizaci celých procesů.
IDC dodává, že firmy jsou v současném digitálním světě tlačeny do automatizace a optimalizace pracovních postupů, aby tak dosáhly vyšší efektivity a produktivity při současném snížení nákladů. Trend přechodu od papíru k digitálním dokumentům je podle analytiků součástí širší digitální transformace a úzce souvisí s nástupem třetí plaformy.
Kdo digitalizuje, víc se dozví
Tento fenomén reprezentovaný mobilitou, cloudem, velkými daty a sociálními sítěmi podle IDC přináší nové požadavky, které musí podniky řešit. V kontextu práce s dokumenty jde podle analytiků o to, že uživatelé očekávají dostupnost dokumentů kdykoliv a odkudkoliv, což se z očividných důvodů neslučuje s papírovou podobou.
Hlavním cílem digitalizace je podle IDC snížení doby odezvy na požadavky zákazníků, otevření nových komunikačních kanálů k dosažení již zmíněné neustálé dostupnosti obsahu a také rozšíření možností práce s informacemi a jejich sdílení mezi zaměstnanci, zejména v mobilním kontextu.
Kromě mobility zde podle IDC hraje svou roli i analytika, jež se postupně stává neoddělitelnou součástí pracovních postupů při práci s dokumenty. Podniky takto mohou rychle získávat poznatky například o chování a preferencích zákazníků. Digitalizace může tímto způsobem přinést nové obchodní příležitosti a zvýšit celkové příjmy podniku.
Vše výše uvedené však ještě neznamená, že papír definitivně zmizí ze scény. IDC upozorňuje na některé případy, kdy se interakce podniku a zákazníka jednoduše neobejde bez papírových dokumentů, případně na situace, kdy je papírová kopie dokumentu vyžadována legislativou.
Graf – Změna objemu vytištěných stran ve střední Evropě
Zdroj: IDC
