Seminář pod názvem „Lost in licensing? Learn how to cut software spending without it costing you more!" se konal minulý měsíc v pražském hotelu Andel´s. S přednáškami na něm vystoupili dva přední analytici Gartneru, Stewart Buchanan a Peter Wesche.
Obsahově byly přednášky zaměřené na pomoc při vyjednávání s dodavateli softwaru a konkrétní pomoc při kontraktech s „Velkou čtyřkou", tedy společnostmi IBM, Microsoft, Oracle a SAP.
Přednáška Stewarta Buchanana se zaměřila na to, jakou podobu by měla mít správná smlouva s dodavatelem softwaru. Správné kroky by měly být následující:
- Je třeba zkontrolovat, jakým způsobem se používají náklady. Tedy na co přesně a proč.
- Je třeba identifikovat všechny provozní náklady. Každý kontrakt totiž provázejí náklady, které nejsou vidět na první pohled.
- Je třeba sledovat životní cyklus licencí, hlavně z toho důvodu, že čím déle je využívaná konkrétní platforma, tím náročnější je změna na novou.
Právě poslední bod pro vás může být užitečným argumentem pro zákazníky, kteří vyčkávají se zaváděním nového software. Je třeba jím vypočítat, zda se tím v budoucnu náklady na software ještě nezvýší (např. vypršení software assurance, promeškání období výhodného přechodu na novou verzi podle předchozí smlouvy, nebo snížení produktivity práce). Zaklínacím slovem pro CIO by měl být software asset management. Pomožte jim s tím.
Zákazníkům je třeba poradit s plánováním dlouhodobých investic do IT a pomoci jim porozumět, že se nejedná o utrácení za IT, ale o dlouhodobé investice, které mají jasné výsledky.
Stewart Buchanan dal zároveň přítomným CIO hned několik rad, jak mohou snížit náklady na software:
- Zvýšit konkurenci mezi výrobci všude, kde je to možné (tedy pokud mi zde nedáte podmínky, o které usiluji, oslovím konkurenci).
- Vyjednávat o podmínkách licencí tak, aby co nejlépe reflektovaly potřeby firmy (ne všechny standardizované podmínky vyhovují všem).
- Maximalizovat vzdálenou podporu a minimalizovat podporu na místě a podporu konkrétního uživatele.
- Přehodnotit politiku obnovy softwaru (mít ho déle, nemusí znamenat úsporu).
V další přednášce Peter Wesche shrnul nejčastější problémy, se kterými se klienti Gartneru při vyjednávání s výrobci setkávají a jak je mohou řešit.
Nejjednodušší věcí, kterou je třeba kontrolovat, jsou faktury od dodavatelů, což by mělo být při velkých výdajích samozřejmé. Dalším závěrem byla rada, aby se do smluv zařadili funkční definice, aby se koncoví uživatelé vyhnuli placení za update. Společnosti by se rovněž měli zaměřit na možnosti zastavení kontraktu, případně snížení objemu dodávaných služeb, což se dá využít v nepředvídatelných situacích, jako je například snižování počtu zaměstnanců.
Podle zkušeností Peter Wesche dává současná situace resellerům a CIO velkých společností větší prostor k vyjednávání podmínek s velkými softwarovými hráči. Je tak možné domluvit výrazné slevy i na menší množství licencí nebo dohodnout ceny, které se budou odvíjet od reálného počtu uživatelů.
Velcí výrobci softwaru mají své alternativy. Využijte toho při vyjednávání, radí Gartner
Zdroj: Gartner (duben, 2009)
