Společnost Canon v rámci projektu Kancelář budoucnosti radí, jak se naučit lépe využívat čas pro práci mimo kancelář a naplno těžit z možností moderní kancelářské techniky. Po vyhlášení nouzového stavu v ČR totiž mnoho pracujících čelí dosud nepoznaným výzvám.
„Když práci z domova vezmete za správný konec, vrátí se vám to s úroky a může vám zbýt i více volného času. Nedávná studie ze Stanfordu totiž přichází se závěrem, že zaměstnanci pracující na dálku mají lepší výsledky než jejich kolegové v kanceláři,“ říká Eva Kučmášová, šéfka marketingu a komunikace společnosti Canon.
Obecně podle ní platí, že nejdůležitější pro práci mimo kancelář je disciplína, stanovení jasného plánu pracovního dne a pravidelné sledování, jak se daří plán plnit. Je vhodné začít den krátkou poradou s manažerem a kolegy přes konferenční hovor nebo videochat.
„Není nad to, mít jasno, jaké jsou aktuální priority, a zajistit, aby celodenní práce nebyla kvůli špatné komunikaci s kolegy zbytečná,“ dodává Kučmášová s tím, že pravidelný kontakt s kolegy je zásadní i kvůli vzájemné podpoře a udržení pracovní motivace.
Pokud máte doma vlastní pracovnu či pokoj, kde vás nikdo neruší, máte už skoro vyhráno. Průzkumy ukazují, že pouze desetina zaměstnanců se cítí být v práci produktivní. Nejčastěji proto, že nemají svůj klid, ať už kvůli hluku, či vinou „vizuálního šumu“.
Správný rytmus je základ
Odborníci Canonu radí lidem, kteří pracují doma v přítomnosti rodiny či dalších osob, aby si vytvořili „směny“, během kterých se nějakou dobu budou soustředit na práci plně a bez přerušení. Jejich výkon tak výrazně stoupne.
„Obecně je klíčem k úspěchu a spokojenosti najít si ten nejlepší pracovní rytmus, který člověku při práci z domova vyhovuje. Osvědčenou taktikou je třeba cíleně si vyčlenit nejklidnější období na nejtěžší úkol dne,“ doporučuje Eva Kučmášová.
Home office je dle Canonu zároveň stejně jako běžná práce v kanceláři i o kvalitním a efektivním odpočinku. „Při práci z domova vám může čas zdánlivě plynout jinak než v kanceláři, a proto je potřeba dodržovat naplánované pracovní přestávky,“ upozorňuje Kučmášová.
S tím souvisí i určité rituály, které spousta lidí pro dobrý pocit a správné naladění na práci potřebuje. Někomu třeba může pomoci se po snídani převléknout do pracovního a jít ke stolu, jako kdyby to byl stůl u něj v kanceláři, ale pauzu si naopak více užije v domácím oblečení.
Online spolupráce
Společnost zároveň upozorňuje, že nové technologie jsou v kontextu práce na dálku vítaným spojencem. To dle Canonu neplatí jen pro komunikační platformy, ale i třeba pro tvorbu sdílených dokumentů a spolupráci lidí obecně.
„Stále silnější trend, s nímž před lety začaly Google Docs, umožňuje většímu počtu lidí pracovat souběžně na jednom dokumentu a v reálném čase posuzovat jiné nápady. Výhodou je okamžitá zpětná vazba a rychlejší přístup k informacím spolu se snadnější správou dokumentů a úkolů,“ říká Kučmášová.
Moderní technologie jsou nutnost
Canon v neposlední řadě uvádí, že budoucnost kanceláří je digitální, a tedy bezpapírová. České firmy ale zatím trend přijímají velmi pozvolna, tři čtvrtiny z nich podle loňského průzkumu Canon stále řeší veškeré smlouvy, objednávky či další vnitřní procesy výhradně na papíře.
To může být podle společnosti v případě celofiremní práce z domova krizový moment, i zde však mohou technologie pomoci. Příkladem může být inteligentní skenovací software schopný automaticky rozpoznat fakturu a poslat ji elektronicky přímo na účetní oddělení firmy.
„Některé firmy si kladly otázku, zda je pro ně tradiční kancelář se čtyřmi zdmi stále tím nejlepším řešením. Současná opatření nutící k práci z domova jim dají jasnou odpověď. Možnosti moderních technologií už jsou na dostatečně vysoké úrovni, aby dovolily flexibilní přístup k práci,“ uzavírá Kučmášová.
Zdroj: Canon
