V předchozích letech zaměstnávala firma AAA Auto až 3800 zaměstnanců. V důsledku krize počet zaměstnanců i poboček výrazněji poklesl a v roce 2012 začal opět růst. Tehdy do společnosti nastoupil také nový CIO, který se rozhodl provést ve firmě Software Asset Management audit, aby měl kompletní podklady pro plánování dalšího rozvoje IT v souladu se strategickými plány společnosti.
Výchozí situace
Nový CIO přebíral celou IT infrastrukturu společnosti v lednu 2012. V důsledku výrazných organizačních změn tou dobou společnost ještě neměla připravený detailní finanční rozpočet a plán rozvoje IT pro další období.
CIO se proto rozhodl nejprve zmapovat současnou situaci, aby byl schopen přesně plánovat budoucí rozpočty IT oddělení v oblasti hardwaru i v oblasti softwaru, který se do firmy působící ve třech různých zemích do té doby pořizoval nejednotně, obvykle na projektové bázi v dané pobočce či zemi. V důsledku toho docházelo k duplikacím nákupu softwaru.
V březnu proto firma začala hledat odborníka na zavedení SAM procesů a provedení detailní analýzy současného licenčního pokrytí veškerého software využívaného ve firmě. Součástí požadavku bylo také zavedení procesů, které by vedly k optimalizaci využití jednotlivých licencí a k nastavení centralizovaného procesu schvalování, nákupu a evidence nově pořízených licencí. AAA Auto si nakonec vybralo společnost DNS, gold partnera společnosti Microsoft.
Řešení SAM auditu
Celý projekt byl rozdělen do dvou fází. První fáze, provedení auditu softwaru, trvala tři měsíce. Cílem softwarového auditu bylo ověření toho, že firma používá pouze takový software, který je schopna doložit nabývacím dokladem. Výsledek auditu prokázal, že firma má více licencí, než skutečně využívá. Softwarový audit zmapoval, které konkrétní licence nejsou využity vůbec.
Při kontrole nabývacích dokladů bylo zjištěno, že ne všechny splňovaly potřebné náležitosti. Proto společnost AAA Auto, ve spolupráci s DNS, požádala vybrané dodavatele software o potřebnou nápravu
Optimalizace využití licencí
Cílem druhé fáze projektu byla optimalizace využití licencí a kompletace všech podkladů pro případnou externí kontrolu nebo softwarový. Výsledkem byly změny v procesech nakládání s licencemi na software. Došlo k definování jednotlivých skupin uživatelů a aplikací, které tito uživatelé ke své práci nezbytně potřebují.
Byl tedy vytvořen seznam používaného softwaru pro jednotlivé role, oddělení a provozy. V rámci procesu optimalizace byly vydány také interní směrnice stanovující způsob schvalování a administrace požadavků na instalaci nového softwaru a zakazující uživatelům instalovat nepovolený software bez vědomí a souhlasu IT oddělení.
Nový směr rozvoje serverového software
Samostatnou kapitolou auditu byl serverový software. Poštovní server Exchange mělo AAA Auto licencován na konkrétní počet zařízení. Uživatelé tak mohli ke své elektronické poště přistupovat obvykle jen z jednoho počítače, mobilní přístup nebyl licenčně možný.
V rámci rozvoje podpory mobilních technologií, i rozhodnutí o tom, že zaměstnanci budou moci využívat své vlastní mobilní telefony, tablety a notebooky (BYOD – Bring Your Own Device), došlo také po konzultaci s DNS ke změně licencování Exchange Serveru na platbu za uživatele a nikoliv za zařízení. Díky tomu teď mohou zaměstnanci AAA Auto přistupovat ke své poště také třeba z vlastního notebooku, mobilního telefonu, tabletu, atd.
Optimalizací využití licencí prošly také serverové operační systémy. Firma tak na radu DNS při rozšiřování své serverové infrastruktury několik týdnů počkala, aby mohla nasadit nový Windows Server 2012 Data Center, který byl pro ni technologicky lepší a licenčně výhodnější než původně zamýšlený nákup Windows Server 2008.
Přínosy auditu
Na konci září 2012 byl audit softwaru, včetně souvisejících procesních změn úspěšně dokončen. Výsledkem projektu je kompletace nabývacích dokladů na veškerý používaný software AAA Auto má provedenou kompletaci. Doklady splňují zákonné náležitosti, všechna licenční čísla na nabývacích dokladech odpovídají licenčním číslům uvedeným u jednotlivých nainstalovaných programů a firma má jasný přehled o tom, kde se která licence software nachází. Firma je tímto připravena doložit legální nabytí používaného softwaru ať už finančnímu úřadu, výrobci softwaru anebo třeba i v rámci Due Diligence.
V rámci tohoto procesu také došlo k zavedení jednotného centrálního nákupu a správy softwarového majetku. Nastavení výhodnějších licenčních programů a prohloubení vztahů s klíčovými dodavateli software vedlo k efektivnějšímu využívání licencí.
Součástí provedených změn bylo i nastavení požadavků na formu a obsah dokladů o nabytí softwaru vystavovaných dodavateli tak, aby nabývací doklady k nově zakoupenému softwaru vždy obsahovaly všechny potřebné údaje v požadované formě.
SAM audit a plánování nákladů na IT
Díky provedeným změnám nyní může IT oddělení připravovat budoucí rozpočty na nákup softwaru a plánovat potřebné investice při otevírání nových poboček. V okamžiku, kdy má IT oddělení k dispozici informaci o počtu zamýšlených zaměstnanců na jednotlivých pozicích v nové pobočce, dokáže přesně říct, které existující volné licence zde může uplatnit, které licence a na jaké produkty bude potřeba dokoupit a kolik bude otevření dané pobočky po stránce nákladů na IT firmu stát.
Výsledné přínosy auditu stručně
- Kompletace a doplnění všech nabývacích dokladů k softwaru.
- Optimalizace využití licencí pro jednotlivé role a skupiny zaměstnanců.
- Změna licencování některých serverových produktů umožnila další rozvoj a podporu mobility zaměstnanců.
- Nastavení jednotného procesu schvalování, nákupu a evidence softwaru.
- Centralizace nákupu licencí na software pro všechny společnosti holdingu.
- Nastavení výhodnějších licenčních programů.
- Získání vyššího stupně podpory při rozvoji IT infrastruktury od společnosti Microsoft.
Zdroj: Microsoft
