Jak na efektivní firemní tisk podle Oki

Kanceláře jsou dnes vybaveny moderními tiskárnami a není tak nutné tisknout propagační materiály ve specializovaných firmách. Upozorněte na to své zákazníky a poraďte jim jak ušetřit nastavením vhodné interní politiky tisku.



Společnost OKI si nechala v roce 2009 v 23 zemích regionu Evropy, Blízkého východu a Afriky zpracovat studii, ve které zjišťovala, zda firmy v kancelářích tisknou efektivně. Výzkum ukázal, že přestože mají společnosti k dispozici dostatečné technologie, nadále využívají pro tisk mnoha firemních materiálů služeb externích dodavatelů. Pokud by se zaměstnanci řídili striktně firemní politikou, ušetřili by přibližně 94,3 miliard korun za rok.


Jak tisknete firemní materiály?

Druh dokumentu

Externí dodavatel

Tisk v kanceláři

Nevím

Evropa

ČR

Evropa

ČR

Evropa

ČR

Hlavičkové papíry

32 %

17,5 %

63 %

69,2 %

5 %

13,3 %

Vizitky

69 %

65 %

24 %

20 %

7 %

15 %

Komplimentky (kartičky s poděkováním)

49 %

33,3 %

35 %

25,8 %

16 %

40,9 %

Brožury

55 %

36,6 %

35 %

43,3 %

10 %

20,1 %

Technické dokumenty

7 %

5,8 %

76 %

85,3 %

17 %

9,2 %

Plakáty/bannery

54 %

47,5 %

26 %

20,8 %

20 %

31,7 %

Informační zpravodaje

21 %

24,2 %

55 %

37,5 %

24 %

38,3 %

Letáky

29 %

30,8 %

54 %

39,2 %

17 %

30 %

Štítky CD/DVD

12 %

14,2 %

54 %

57,5 %

34 %

28,3 %

Obálky

11 %

10,8 %

62 %

70 %

27 %

19,2 %

Reporty/zápisy z jednání

2 %

0,8 %

83 %

77,5 %

15 %

21,7 %


Zdroj: OKI


Po roce téměř beze změny

Oproti celkovým výsledkům za všechny země pracuje zhruba o 10 % více českých respondentů ve společnostech, které mají firemní politiku tisku zavedenuNejnovějšího průzkumu se zúčastnilo 1740 firemních zaměstnanců z 16 zemí Evropy a Blízkého východu.  Z výsledku je patrné, že se mnoho nezměnilo.

Obecně platí, že nejlepším způsobem, jak ušetřit při tisku, je materiály vůbec netisknout. Navzdory deklarované snaze respondentů z České republiky „tisknout co nejméně dokumentů“ (o 22,8 % více než v celém regionu), označili Češi zároveň celkově o 15,3 % více důvodů pro tisk dokumentů – mj. zákonná povinnost některé uchovávat, zavedený pracovní koloběh dokumentů nebo praktičtější práce s vytištěnými materiály.

Oproti výsledkům za všechny země pracuje zhruba o 10 % více českých respondentů ve společnostech, které mají firemní politiku tisku zavedenu (24 % ku 34,5 %). O 18,6 % více dotázaných uživatelů z ČR využívá oboustranný tisk „vždy nebo často“ (80, 5 %, resp. 61,9 % z uživatelů, kteří mají tiskárnu vybavenou duplexem). Tyto výsledky za ČR lze v rámci srovnání hodnotit pozitivně, ale stále jsou tu otevřené možnosti pro úsporu.


Jak nakládáte s dokumenty?

Druh dokumentu

Většinou čtu na monitoru

Většinou tisknu

Většinou čtu na monitoru i tisknu

Evropa

ČR

Evropa

ČR

Evropa

ČR

E-maily

81 %

54,1 %

0 %

0 %

19 %

45,9 %

Krátké textové dokumenty
(do 4 stran)

44 %

33,3 %

15 %

4,5 %

41 %

62,2 %

Dlouhé textové dokumenty
(více než 4 strany)

23 %

32,6 %

33 %

8,1 %

44 %

59,3 %

Grafické materiály (např. brožury, prezentace)

48 %

57 %

24 %

6 %

28 %

37 %

Materiály s velkým množstvím číselných údajů (např. tabulky)

36 %

25,2 %

22 %

13,6 %

42 %

61,2 %

Webové stránky

85 %

77 %

5 %

1,5 %

15 %

21,5 %

Formuláře
(např. v MS Word, MS Excel, agendy, itineráře)

39 %

20,7 %

21 %

8,9 %

40 %

70,4 %

Obrázky, fotografie, ilustrace

51 %

43,7 %

16 %

6,7 %

33 %

49,6 %


Zdroj: OKI


Jak ušetřit?

Převážná většina dotázaných z českých firem (79,8 %) nemá zavedený interní systém správy dokumentů, tzv. document management system. V celém regionu Evropy a Blízkého východu je situace o něco příznivější. Tento systém nemá zavedeno 66,3 % firem.

Velkých úspor by firmy mohly dosáhnout zavedením interních pravidel v oblasti firemního tisku. Firmy často nemají tato pravidla zavedena vůbec, a pokud existují, bývají opomíjena nebo nedostatečně propagována. Přičemž zavádění pravidel v oblasti ekologie by podle výsledků průzkumu nemělo narážet na nepochopení zaměstnanců, protože ti už se nyní ve svých domácnostech chovají o něco „zeleněji“.


Prosazuje vaše firma politiku v oblasti firemního tisku ?

Odpověď

Evropa

ČR

Ano

24

34,5

Ne

68,7

57,1

Nevím

7,3

8,4


Zdroj: OKI


Kdyby mohli zaměstnanci něco změnit na tiskové politice své firmy, nejčastěji by si vyžádali tiskárnu s více zásobníky papíru Většina zaměstnanců má v kanceláři k dispozici 2 a více tiskáren, přičemž nejbližší zařízení se nachází do dvou metrů od jejich pracovního stolu. Přestože 57,5 % všech respondentů tvrdí, že pro vyhotovení konkrétního dokumentu volí tiskárnu, která je pro tuto úlohu nejvhodnější, 67,1 % dotázaných často zvolí zařízení, které se nachází nejblíže pracovnímu stolu.

Kdyby mohli zaměstnanci něco změnit na tiskové politice své firmy, nejčastěji by si vyžádali tiskárnu s více zásobníky papíru (24,4 %) a dále by uvítali přístup k multifunkčnímu zařízení, které umožňuje tisk, skenování, kopírování a faxování (19 %).


Kdybyste mohli něco změnit na tiskové politice ve vaší firmě, co by pro vás bylo prioritou?

Odpověď

Evropa

ČR

Chtěl/a bych tiskárnu s více zásobníky papíru
(s možností výběru tisku na různé papíry)

24,4 %

36,1 %

Chtěl/a bych přístup k tiskárně, která umožňuje skenování, kopírování a faxování

19 %

8,4 %

Tiskárnu bych umístil/a blíže k mému stolu

12 %

8,4 %

Chtěl/a bych, aby tiskárna měla funkci „zabezpečeného tisku“

9 %

2,5 %

Aby na tiskárně bylo možné tisknout dokumenty přímo z USB flash disku

6,3 %

3,4 %

Chtěl/a bych přístup k barevné tiskárně

6,1 %

3,4 %

Jiné*

23,3 %

37,8 %


* Chtěl/a bych tisknout formát A3, skenovat a faxovat, chtěl bych oboustranný tisk, chtěl/a bych tiskárnu kompatibilní s Apple Mac, chtěl/a bych tiskárnu, která se nerozbije, chtěl/a bych samostatná tlačítka pro tisk určitých dokumentů (snadné používání)

Zdroj: OKI







Komentáře